Efficiënt werken is niet hetzelfde als harder werken
Veel ondernemers denken bij besparen op personeel meteen aan rigoureuze ingrepen: minder mensen, lagere lonen, kortere contracten, maar kijk ook eens naar je totale personeelskosten, niet alleen naar de loonsom. Vaak zit daar veel ruimte om te besparen, zonder je personeel te korten:
1. Automatiseer repetitieve taken
Als medewerkers handmatig uren schrijven of verlofbriefjes op papier inleveren, verspil je tijd en verhoog je de kans op fouten. Met slimme software voor planning, urenregistratie of salarisadministratie bespaar je geld, verbeter je processen en voorkom je boetes.
2. Werk met een flexibele schil
Een vast team is waardevol, maar tijdelijke krachten – naast je vaste kern – geven je wendbaarheid. Zeker als je werkt met seizoenspieken. Let wel: voorkom schijnzelfstandigheid als je ZZP’ers inzet. Daar wordt sinds januari 2025 actief op gecontroleerd.
4. Besteed randzaken uit
Doe alleen zelf wat echt bij je core business hoort. Zaken als HR, salarisverwerking, IT of marketing kun je vaak goedkoper en professioneler uitbesteden. Zeker als je klein bent, loont het niet om alles in huis te doen.
5. Plan efficiënter
Roosters worden vaak gemaakt op gevoel, maar data helpt. Met de juiste planningstool zie je precies waar je mensen tekortkomt of overcapaciteit hebt. Zo verminder je overuren en houd je grip op de bezetting.
6. Maak gebruik van subsidies en belastingvoordelen
Veel ondernemers laten geld liggen. Denk aan subsidies voor het aannemen van BBL’ers, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, of belastingvoordelen binnen de werkkostenregeling. Vraag een expert om advies, het kan flink schelen.
Kijk naar wat medewerkers willen en kunnen
Naast bovengenoemd praktische besparingen is het ook goed om het gesprek met je medewerkers aan te gaan als het gaat om primaire én secundaire arbeidsvoorwaarden. Niet elke arbeidsvoorwaarde levert nog waarde op voor je medewerkers. Een telefoon, laptop of auto van de zaak klinkt leuk, maar is niet altijd nodig. Misschien willen mensen liever een fietsvergoeding, een thuiswerkbudget of voetbaltickets.
En wat doe je dan als het gaat om salarisverhoging?
Als iemand meer salaris vraagt, zeggen ondernemers vaak meteen ‘nee, dat kan niet’. Maar dat biedt geen perspectief. Als je – in plaats van het gesprek meteen af te kappen – zegt: ‘Nu lukt het niet, maar als je dit leert of dit oppakt, kun je wél de volgende stap zetten’ ben je eerlijk, concreet en toekomstgericht. En je koopt tijd, houdt iemand gemotiveerd en bouwt aan je organisatie.
Investeren en besparen
Investeren in opleiding en training hoort daar ook bij. Dat voelt misschien tegenstrijdig, investeren terwijl je wil besparen. Maar niet investeren in je mensen kost op termijn veel meer. Als een medewerker vertrekt, ben je zo duizenden euro’s kwijt aan werving, inwerken en verloren productiviteit.
Win-win
Daarnaast kan het beter benutten van je bestaande personeel je bedrijf ook juist veel opleveren: een horecaondernemer die een medewerker had die eigenlijk een opleiding online marketing had gedaan. Die persoon bleek goud waard voor het online promoten van de zaak. Een ander hielp mee met het organiseren van de planning en bespaarde de eigenaar zo uren werk per week.
Ons advies: ga het gesprek aan. Vraag je medewerkers: Wat zou je hier nog willen doen? Wat mis je nu? Waar zie je jezelf over 5 jaar? Zo ontdek je talenten waar je anders nooit achter was gekomen en voorkom je dat mensen vertrekken uit onvrede of gebrek aan doorgroeimogelijkheden. Besparen op personeelskosten hoeft niet te betekenen dat je moet bezuinigen op mensen. Integendeel: wie in zijn mensen investeert, bespaart op termijn het meest.
Bereken je personeelskosten all-in
Voordat je overgaat tot besparen op personeelskosten… weet jij eigenlijk wel hoeveel je totale personeelskosten bedragen? En dan bedoelen we niet alleen het salaris van je personeel, maar ook de aanvullende werkgeverslasten die vaak worden vergeten.