Jaarrekening opstellen en indienen: wat en hoe?

Vrijstellingen in de praktijk

Niet elke onderneming hoeft dezelfde uitgebreide jaarrekening te maken. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf gelden er vrijstellingen die het werk een stuk lichter maken.

• Micro-ondernemingen mogen een verkorte balans en winst- en verliesrekening opstellen, hoeven geen uitgebreide toelichting te geven en zijn vrijgesteld van accountantscontrole. Overlopende activa en passiva voor overige bedrijfskosten hoef je niet meer apart te vermelden.
• Kleine ondernemingen zijn ontheven van het jaarverslag (bestuursverslag), mogen een verkorte winst-en-verliesrekening en balans opstellen en hebben een vrijstelling van de verplichte accountantscontrole.

Daarnaast kunnen micro- en kleine ondernemingen gebruikmaken van fiscale waarderingsgrondslagen. De Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) stelde hiervoor een handreiking op met aandachtspunten zoals vermelding “fiscale waarderingsgrondslagen toegepast” en het opnemen van herinvesteringsreserves in het eigen vermogen.

Balans en winst- en verliesrekening

• Balans: overzicht van bezittingen (activa) en verplichtingen (passiva). Activa worden gerubriceerd in vaste activa, vlottende activa en liquide middelen. Passiva bestaan uit eigen vermogen, voorzieningen en schulden.
• Winst- en verliesrekening: laat zien wat je onderneming heeft verdiend, welke kosten zijn gemaakt en wat de uiteindelijke winst is. Dit is vaak het meest bekeken onderdeel van de jaarrekening.

Liquiditeit berekenen: ben je financieel gezond?

Een belangrijk onderdeel van je jaarrekening is de liquiditeit: de mate waarin je onderneming in staat is om op korte termijn aan haar betalingsverplichtingen te voldoen. Met andere woorden: kun je je rekeningen op tijd betalen?

Statische liquiditeit en dynamische liquiditeit

• Statische liquiditeit geeft een momentopname: hoeveel geld en vlottende activa (zoals debiteuren en voorraad) heb je nu beschikbaar om je kortlopende schulden af te lossen?
• Dynamische liquiditeit kijkt vooruit: hoe ziet je kasstroom eruit op basis van toekomstige inkomsten en uitgaven? Dit is vaak relevanter voor ondernemers die te maken hebben met seizoensinvloeden of onregelmatige betalingen.

Belangrijke ratio’s

Twee veelgebruikte kengetallen in de jaarrekening zijn:

Current ratio

Vlottende activa ÷ kortlopende schulden. Een waarde boven de 1,5 wordt vaak gezien als gezond.

Quick ratio

Vlottende activa – voorraden ÷ kortlopende schulden. Dit geeft een zuiverder beeld, omdat voorraden soms lastig direct te gelde te maken zijn.

Besluit Modellen Jaarrekening (BMJ)

De meeste ondernemingen stellen hun jaarrekening op volgens de Nederlandse wet en de modellen uit het Besluit Modellen Jaarrekening. Je kunt kiezen uit:

• Model A: uitgebreide verticale balans (staffelvorm)
• Model B: overzichtelijke horizontale balans (scontrovorm)
• Model C: verkorte verticale balans
• Model D: verkorte horizontale balans

Kleine ondernemingen mogen model C of D gebruiken.

Wat heb je nodig voor de jaarrekening?

Een kloppende administratie blijft de basis. Zorg dus dat deze compleet en actueel is. Denk hierbij aan:

• in- en uitgaande facturen
• bankafschriften en kasboek
• voorraadlijst en onderhanden werk
• debiteurenoverzicht en openstaande belastingaanslagen
• verzekeringspolissen, kilometerregistratie en urenoverzichten

Hoe beter dit op orde is, hoe sneller je jaarrekening rond is.

Eén of twee jaarrekeningen

Of je één of twee jaarrekeningen moet opstellen, hangt af van de omvang van je onderneming. Middelgrote en grote ondernemingen zijn verplicht om naast de fiscale jaarrekening ook een vennootschappelijke jaarrekening op te stellen. Kleine bv’s kunnen vaak volstaan met één gecombineerde jaarrekening.

Jaarrekening deponeren bij de KvK

Een jaarrekening deponeren betekent dat je deze officieel indient bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit heet ook wel publiceren van de jaarrekening. Niet iedere ondernemer heeft een publicatieplicht. Het gaat vooral om rechtspersonen, zoals:

• bv’s en nv’s
• coöperaties
• onderlinge waarborgmaatschappijen
• commerciële verenigingen en stichtingen

Eenmanszaken en vof’s hoeven géén jaarrekening te publiceren.

Wat moet je publiceren?

Afhankelijk van je omvang (micro, klein, middelgroot, groot):

• micro: zeer beknopte balans
• klein: beperkte balans met toelichting
• middelgroot/groot: uitgebreide jaarrekening met toelichting en accountantsverklaring

Deadlines

• Deponeren binnen 13 maanden na afloop boekjaar
• Binnen 8 dagen na vaststelling door aandeelhouders

Voorbeeld: boekjaar eindigt 31 december 2024 → deponering uiterlijk 31 januari 2026.

Nieuw vanaf 2025

Vanaf boekjaar 2025 moet alle rechtspersonen hun jaarrekening verplicht digitaal via SBR (Standard Business Reporting) deponeren.

Accountantsverklaring: wel of niet verplicht?

Middelgrote en grote ondernemingen zijn verplicht hun jaarrekening te laten controleren door een accountant. Kleine ondernemingen hoeven dit niet.

Aansprakelijkheid van bestuurders?

Als bestuurder van een bv ben je verplicht de jaarrekening tijdig te deponeren. Doe je dat niet, dan kun je bij faillissement persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

Handtekening of niet?

De originele jaarrekening moet worden ondertekend door bestuurders en commissarissen. Het exemplaar dat bij de KvK wordt ingediend, mag juist niet ondertekend zijn.

Fiscale en bedrijfseconomische jaarrekening

Het is heel gebruikelijk om een onderscheid te maken tussen een fiscale en een bedrijfseconomische jaarrekening.

Fiscale jaarrekening: opgesteld volgens normen van de Belastingdienst, met de fiscale winst als uitgangspunt voor de belastingheffing.

Bedrijfseconomische jaarrekening: geeft een realistischer beeld van de werkelijke financiële situatie, vaak gebruikt bij financiering of verkoop van de onderneming.

Praktische checklist jaarrekening

1. Zorg dat je administratie volledig en actueel is.
2. Verzamel alle facturen, bankafschriften, kasboek en voorraadgegevens.
3. Controleer of je één of twee jaarrekeningen moet opstellen.
4. Check of jouw onderneming publicatieplichtig is.
5. Bepaal in welke klasse je valt (micro, klein, middelgroot, groot).
6. Houd de deadline in de gaten: 13 maanden na einde boekjaar.
7. Laat de jaarrekening eventueel controleren door een accountant (verplicht bij middelgroot/groot).
8. Deponeer de jaarrekening digitaal via SBR bij de KvK.
9. Een handtekening op het originele exemplaar, maar niet op de ingediende versie.
10. Denk aan je persoonlijke aansprakelijkheid als bestuurder bij te late deponering.