Voor wie geldt de belastingvrije kilometervergoeding?
Als werkgever mag je de reiskosten van je personeel belastingvrij vergoeden tot een bepaald bedrag per kilometer: met ingang van 1 januari 2023 is dat € 0,21. En als zzp’er mag je zakelijke kilometers ook voor hetzelfde bedrag onbelast declareren.
Welke reiskostenvergoeding mag je als werkgever onbelast geven?
Je mag een onbelaste kilometervergoeding geven aan werknemers die met eigen vervoer naar hun werk komen (bijvoorbeeld een auto, brommer of fiets).
De onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,21 per kilometer geldt voor woon-werkverkeer en reiskosten tijdens het werk.
Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed. Het is dus belangrijk om alle zakelijke reizen goed te registreren.
Je bent niet verplicht een reiskostenvergoeding te geven, behalve als dat in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor jouw bedrijf staat. Je werknemer heeft dus geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding als er geen afspraken over zijn gemaakt.
Toch kan het juist een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde zijn voor je personeel. En je hoeft er geen belasting over te betalen.
Mag je als werkgever meer betalen dan de onbelaste reiskostenvergoeding?
Op de website Vereniging Zakelijke Rijders staat dat de onbelaste kilometervergoeding in 2023 na 17 jaar wettelijk is verhoogd van € 0.19 naar € 0,21 per kilometer. Dit dekt echter bij lange na niet de kosten die een werknemer heeft voor het gebruik van zijn/haar eigen vervoer. Zelfs voor een auto uit de kleinste categorie kost deze auto de werknemer al € 0,24 per kilometer. Voor een middenklasse auto is dat minimaal € 0,31 per kilometer. Voor een auto boven de € 40.000,- is de gemiddelde kilometerkostprijs zelfs € 0,46.
Hoe zit het als de kilometervergoeding te weinig is om de kosten te dekken? Je mag als werkgever een hogere reiskostenvergoeding geven (meer dan € 0,21 per kilometer), maar die extra verhoging is belast en daarover moet je loonheffing betalen.
Dat deel is namelijk niet onbelast. Het komt er dan op neer dat een deel van die vergoeding niet naar je werknemer gaat, maar naar de fiscus. Vandaar de roep om een hogere belastingvrije vergoeding.
Reiskostenvergoeding alleen voor auto of ook voor ov?
De onbelaste reiskostenvergoeding geldt ook voor de werknemer die met het openbaar vervoer reist of een ander vervoermiddel gebruiken. Dus ook voor reizen met een taxi, boot of vliegtuig kun je een vergoeding geven, zolang dit redelijk is.
Met een reiskostenvergoeding compenseer je werknemers voor de gemaakte brandstofkosten of reiskosten met bijvoorbeeld een trein- of bus. Als je werknemer met een ov-kaart reist, kun je ook de werkelijk gemaakte kosten vergoeden. Hierover hoef je geen belasting te betalen.
Ondernemers hebben ook recht op aftrek van reiskosten
De belastingvrije reiskostenvergoeding geldt niet alleen voor je werknemers. Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting dan kun je zelf ook van deze gerichte vrijstelling profiteren. Je mag dan € 0,21 per kilometer van je winst in 2023 aftrekken of de werkelijk gemaakte kosten voor het ov, een taxi, boot of vliegtuig.
Voor zzp’ers geldt:
Zzp’ers die met een privéauto zakelijke kilometers afleggen, mogen daarvoor ook maximaal € 0,21 onbelast declareren. Hetzelfde geldt voor een eigen fiets. De vergoeding geldt niet als je bijvoorbeeld een auto van de zaak rijdt, omdat je dan het volledige gebruik van de auto zakelijk mag declareren.
Hier lees je meer over reiskosten aftrekken.
Reiskostenvergoeding 2023 bij carpoolen
Voor carpoolen geldt een bijzondere regel. Als jij als werkgever het carpoolen organiseert, mag je € 0,21 per kilometer aan de chauffeur vergoeden. Dit is inclusief de kilometers die de chauffeur omrijdt.
Organiseren je werknemers zelf het carpoolen met hun collega’s? Dan kan iedere werknemer die meerijdt een vergoeding krijgen van € 0,21 per kilometer. Alleen de kilometers die je werknemers omrijden, kun je dan niet vrij van belastingheffing vergoeden.
Waarom is de onbelaste reiskostenvergoeding omhoog?
De onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 bleek ondermeer door stijgende brandstofprijzen al een tijd niet meer voldoende om de reiskosten van werknemers en zzp’ers te dekken.
In eerste instantie zou de verhoging pas in 2024 doorgevoerd worden, maar vanwege de hoge brandstofprijzen werd besloten eerder werk te maken van de verhoging.
De vraag was alleen: waar moet het geld vandaan komen? 1 cent verhoging betekent namelijk al snel een kostenpost van ruim 130 miljoen euro voor de overheid.