De geheimen van een perfecte jaarrekening

Jaarrekening opstellen in 5 stappen

Veel ondernemers gebruiken een boekhouder, accountant en/of boekhoudprogramma om een jaarrekening op te stellen. Maar je kunt zelf ook veel doen om een fiscale jaarrekening te maken. Door deze stappen te volgen, kun je een duidelijke en volledige jaarrekening opstellen.

Stap 1: Maak een balans

Een essentieel onderdeel van de jaarrekening is de balans. Deze geeft een overzicht van de financiële situatie van je onderneming, met een lijst van schulden en bezittingen aan het einde van het boekjaar. Dit boekjaar loopt meestal gelijk met het kalenderjaar, waardoor de balansdatum vaak 31 december is.

Stap 2: Maak een winst-en-verliesrekening

De winst-en-verliesrekening, ook wel resultatenrekening genoemd, biedt een overzicht van alle inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode. Dit overzicht eindigt met de winst of het verlies van die periode.

Stap 3: Schrijf een toelichting

De omvang van de toelichting hangt af van de grootte van je onderneming. Voor kleine rechtspersonen is een korte toelichting voldoende, met uitleg over hoe de balans is samengesteld en het aantal medewerkers. Bij grotere ondernemingen is de toelichting uitgebreider.

Stap 4: Zorg voor een accountantsverklaring

Soms wordt een jaarrekening vergezeld door een accountantsverklaring. De accountant controleert de jaarrekening en schrijft hierover een onafhankelijk rapport.

Stap 5: Onderteken de jaarrekening

De bestuurders moeten de jaarrekening allemaal ondertekenen, evenals eventuele commissarissen. Vergeet niet de datum van vaststelling of goedkeuring te vermelden.

Toelichting bij de jaarrekening

De toelichting moet de lezers van de jaarrekeningen informatie verschaffen over de risico’s, die een onderneming loopt ter zake van financiële onderwerpen (of het nu leningen, obligaties of opties betreft).

Het gaat dan met name om de volgende vier risico’s: prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico. De mate waarin een financieel instrument aan voornoemde risico’s onderhevig is, is bepalend voor de aard en omvang van de op te nemen toelichting.

Wat is een geconsolideerde jaarrekening?

Een geconsolideerde jaarrekening is de jaarrekening van het moederbedrijf van een concern, waarin de resultaten van de dochterondernemingen opgenomen zijn. Deze resultaten worden samengevoegd en gepresenteerd als één bedrijf. Het opstellen van een geconsolideerde jaarrekening kan lastig zijn. Daarom is het handig om een accountant hiervoor in de arm te nemen die hierin gespecialiseerd is.

Controlevereisten

Kleine ondernemingen zijn van controleplicht vrijgesteld. Onder bepaalde voorwaarden zijn groepsmaatschapppijen eveneens vrijgesteld (o.m. na toestemming van de aandeelhouders en een aansprakelijkheidsverklaring van de consoliderende vennootschap).

Tot het geven van een opdracht tot accountantscontrole zijn achtereenvolgens bevoegd:

Tot slot kan ook je bankier of een enkele aandeelhouder om accountantscontrole vragen.
Het onderzoek van de jaarrekening omvat twee punten:

• de jaarrekening moet het vereiste inzicht geven;
• de jaarrekening moet aan de wettelijke voorschriften voldoen.

In de accountantsverklaring geeft de accountant weer aan welke wettelijke voorschriften de jaarrekening, het jaarverslag of de overige gegevens (bijvoorbeeld: beloning bestuur en/of Raad van Commissarissen) niet voldoen.

Pas als het bestuur en de Raad van Commissarissen kennis hebben genomen van de accountantsverklaring kan de jaarrekening worden vastgesteld en/of goedgekeurd.

Hoe moet je een jaarrekening deponeren?

Je moet je jaarrekening indienen bij de Kamer van Koophandel. Hoe je dit doet, hangt af van de grootte van je bedrijf:

Gebruik je een tussenpersoon voor deponering? Dan moet deze altijd de SBR-software gebruiken bij digitale deponering.

Wanneer moet je je jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel?

Het is belangrijk om je jaarrekening op tijd in te dienen. De deadline hangt af van de rechtsvorm van je bedrijf, maar in elk geval moet je dit doen:

• Uiterlijk 8 dagen na vaststelling bij de KvK
• Binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar

Het niet naleven van deze publicatieplicht is strafbaar en een economisch delict. Je kunt geen uitstel krijgen voor het indienen van je jaarrekening. Is je jaarrekening nog niet vastgesteld? Dan moet je een voorlopige jaarrekening indienen. Dien je de jaarrekening te laat in, dan ben je strafbaar. De Belastingdienst controleert of je je aan de regels houdt. Doe je dat niet, dan kun je bijvoorbeeld een boete krijgen.

Een jaarrekening: de basis van een gezonde administratie

Het opstellen en deponeren van je jaarrekening is essentieel voor een goede financiële gezondheid van je onderneming. Het biedt inzicht voor jou en belanghebbenden en helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen.

Zorg ervoor dat je jaarrekening nauwkeurig en op tijd wordt ingediend om boetes te vermijden. Met de juiste stappen en kennis ben je goed voorbereid om je bedrijf financieel op koers te houden. Blijf proactief en houd je administratie op orde.