Hoe voorkom je een zakelijk conflict?
Ook voor zakelijke conflicten geldt: voorkomen is beter dan genezen. Maar hoe voorkom je dat een meningsverschil over niet nagekomen afspraken of een andere kwestie met een werknemer of klant in een conflict escaleert? Er zijn een aantal dingen die je kunt doen:
1. Investeer in zakelijke relaties
Heb je een goede relatie met je klanten, werknemers en/of zakelijke partner(s)? Dan is de kans dat je in een pittig zakelijk conflict belandt een stuk kleiner. Investeren in je werknemers en zakelijke partners door regelmatig persoonlijk contact te hebben en te zorgen voor een positief gevoel over en weer, is dus zeker de moeite waard.
Nieuwe klanten
Bij nieuwe samenwerkingen is het verstandig om gezond wantrouwend te zijn. Zorg dat je ze leert kennen en vraag desnoods de bedrijfsgegevens op en controleer de registratie van de onderneming bij de Kamer van Koophandel. Gegevens over eerdere faillissementen en nieuwsberichten over het bedrijf kunnen waardevolle informatie bieden.
Wanneer je met een potentiële klant spreekt, stel dan subtiele vragen over hoe het bedrijf ervoor staat. Houd zelf ook economische trends in de gaten en vraag jezelf af of bepaalde ontwikkelingen invloed kunnen hebben op de samenwerking. Twijfel je aan de intenties of financiële situatie van een klant? Dan is het verstandig om niet met deze partij in zee te gaan.
2. Maak duidelijke afspraken
Duidelijkheid is essentieel om conflicten te voorkomen. Leg afspraken daarom altijd vast in een contract of klachtenregeling. Maak je mondelinge afspraken? Leg ook deze schriftelijk vast, zodat je ze later kunt teruglezen. Bevestig telefonisch gemaakte afspraken per e-mail. Hopelijk heb je het nooit nodig, maar deze documentatie kan dienen als bewijs bij een juridisch conflict.
Afspraken zzp’ers
Werk je met zzp’ers of ben je zelfstandig ondernemer? Maak dan altijd gebruik van een opdrachtovereenkomst als je een samenwerking aangaat. Er zijn standaard modelcontracten beschikbaar via de Belastingdienst. Je kunt ook zelf een modelcontract samenstellen. Zo voorkom je onder andere dat de Belastingdienst de samenwerking als een dienstverband beschouwt.
3. Verdiep je in de wet- & regelgeving
Onduidelijkheid over regelgeving kan ook zorgen voor conflicten. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen binnen jouw vakgebied en op het gebied van wet- en regelgeving. Heb je geen tijd (of zin) om alle veranderingen bij te houden, schakel dan professionals in voor advies. Ook is het verstandig om verzekerd te zijn als het gaat om juridische bijstand.
4. Ga in gesprek
Betaalt een klant de factuur niet? Of kun of wil je zelf niet betalen? Ga zo snel mogelijk in gesprek. Maak een fysieke afspraak met z’n tweeën, dus zonder anderen erbij. Door elkaar te ontmoeten, zie je ook de non-verbale communicatie. Bepaal vooraf hoe belangrijk de ander voor jou is en of de kwestie het waard is om eventueel te eindigen in een serieus zakelijk conflict. Maak verder gebruik van deze tips:
- Denk van tevoren na over een mogelijke oplossing
- Blijf rustig en word niet boos of emotioneel
- Wees open en eerlijk
- Probeer een constructief gesprek te voeren, dus zonder verwijten
- Geef de ander de ruimte om zijn kant van het verhaal te vertellen
- Sta open voor het sluiten van een compromis
- Komen jullie er absoluut niet uit? Beëindig het gesprek en probeer het later nog eens. Is een tweede gesprek ook geen succes? Dan is het tijd om na te gaan denken over vervolgstappen.
Een zakelijk conflict oplossen?
Soms kun je een zakelijk conflict niet voorkomen. Je kunt het wél altijd oplossen. Lukt dit niet samen, dan desnoods met behulp van professionals, zoals een mediator of advocaat. Hier vier tips voor als je in een zakelijk conflict bent beland.
1. Blijf rationeel
Raakt het zakelijke conflict jouw bedrijf in de kern en komt het voortbestaan in gevaar? Gaat het om veel geld? Of raakt het conflict jou persoonlijk? Hoe lastig ook, probeer om je emoties opzij te zetten. Denk goed na over welke stappen je kunt en wilt ondernemen. Maak een rationele afweging voordat je definitief besluit wat je gaat doen.
2. Kijk naar de mogelijkheden voor mediation of juridische hulp
Wil je geen langlopend traject met hoge juridische kosten, maar lijkt het erop dat jullie er zonder professionele hulp niet gaan uitkomen? Of overweeg je zelfs om naar de rechter te stappen? Check dan tijdig wat je rechten en mogelijkheden zijn. Heb je een rechtsbijstandverzekering? Neem alvast contact op. Bij sommige branche- of werkgeversorganisaties kun je als lid terecht voor juridisch advies. Ook hebben sommige advocaten een gratis inloopspreekuur voor ondernemers.
3. Blijf met elkaar praten
Hoe boos of gefrustreerd je ook bent en hoe lastig het misschien ook is, het is belangrijk om te blijven communiceren met de wederpartij. Het behouden van een langetermijnrelatie is vaak waardevoller dan op korte termijn je gelijk halen. Luister goed, communiceer open en eerlijk met elkaar en houd het zakelijk. Bepaal samen hoe jullie tot een oplossing kunnen komen. Is normaal communiceren met elkaar niet meer mogelijk? Schakel dan (juridische) hulp in.
4. Schakel hulp in
Bij het inschakelen van hulp bij een zakelijk conflict is mediation vaak de eerste keuze. Bij zakelijke mediation proberen partijen samen hun conflicten op te lossen via bemiddeling van een onafhankelijke derde – de mediator. Het is belangrijk dat iedereen vertrouwen heeft in de gekozen mediator. De keuze voor een mediation wordt dan meestal ook gezamenlijk gemaakt en de kosten worden gedeeld. Hij of zij voert meerdere gesprekken met beide kanten en probeert zo tot een oplossing te komen.
Mediation heeft belangrijke voordelen. Het is veel goedkoper en minder stressvol en tijdrovend dan het inschakelen van juridische bijstand en allerlei ingewikkelde gerechtelijke procedures beginnen. Bovendien is er grotere kans dat de relatie alsnog hersteld kan worden.
Als de mediation mislukt, is een gerechtelijke procedure vaak de enige oplossing. In dat geval nemen jij en de andere partij allebei een eigen advocaat in de arm en leggen jullie de zaak voor aan de kantonrechter of civiele rechter. De uitspraak van de rechtszaak is in principe bindend. Is een van de partijen het nog niet eens met de uitspraak? Dan kun je vaak nog in hoger beroep gaan bij het gerechtshof. Realiseer je wel dat dit veel tijd en geld kost en stress oplevert en bedenk goed of je het waard vindt om zo ver te gaan om het conflict op te lossen.
Een zakelijk conflict oplossen met de Belastingdienst
Nederland heeft een complex belastingstelsel, zeker voor ondernemers. Veel ondernemers huren daarom een belastingadviseur of jurist in om hun belastingen te regelen. Niet elke ondernemer kan zich dat echter veroorloven. Vooral zzp’ers regelen vaak zelf hun belastingzaken. Een kleine fout in bijvoorbeeld de belastingaangifte is snel gemaakt, en de consequenties van dergelijke fouten kunnen groot zijn. Met als mogelijk gevolg een conflict met de Belastingdienst.
Wat doe je in zo’n geval? Maak je überhaupt kans om je gelijk te halen tegen zo’n enorme organisatie? Je kunt bezwaar maken tegen een definitieve belastingaanslag, maar dit is niet mogelijk bij een voorlopige aanslag. Als je bezwaar maakt, beoordeelt de belastinginspecteur je situatie opnieuw en geeft een beslissing. Als je het niet eens bent met deze beslissing, kun je in beroep gaan bij de rechter. Houd er rekening mee dat je kosten maakt als je de rechtszaak verliest, dus overweeg eerst juridisch advies in te winnen.
Als alternatief kun je proberen een fiscaal compromis te sluiten. Dit houdt in dat je een bedrag voorstelt om de kwestie af te handelen. De Belastingdienst gaat hier meestal alleen mee akkoord als de zaak inderdaad complex is en beide partijen kans maken bij de rechter. Ook voor deze optie is het verstandig om eerst advies aan een expert te vragen, zoals een fiscaal advocaat. Hij of zij kijkt objectief naar je zaak en kan je uitleggen wat je mogelijkheden zijn.